Amtsverwaltung Schrevenborn stellt auf papierlosen Sitzungsdienst um
Die Zeiten, in denen Sitzungsunterlagen in Massen kopiert und versendet werden müssen, gehören demnächst der Vergangenheit an. Der Amtsausschuss hat in seiner jüngsten Sitzung einstimmig die Einführung der digitalen Gremienarbeit in den drei amtsangehörigen Gemeinden beschlossen.
Einladungen, Sitzungsunterlagen und Anlagen auf mobilen Endgeräten
Umgesetzt wird das Projekt im ersten Quartal 2019. Dazu werden zunächst alle 118 Gemeindevertreter/innen und bürgerliche Mitglieder in Heikendorf, Mönkeberg und Schönkirchen mit iPads, Tablets oder Notebooks ausgestattet. Diese werden auf Leihbasis bis Ende der laufenden Wahlperiode zur Verfügung gestellt. Möglich ist zudem die Nutzung bereits vorhandener mobiler Endgeräte. Sitzungstermine, Einladungen, Vorlagen, Anlagen und Niederschriften werden dann – nach Schulung und Einweisung auf die Geräte - künftig über das Internet (Ratsinformationssystem) bzw. per Mail bereitgestellt und sind auch offline abrufbar.
Nach Berechnungen der Verwaltung können rund 18.000 Euro jährlich an Papier- und Druckkosten, Botendiensten und Versandkosten eingespart werden. Bei der Anschaffung der Endgeräte geht man von etwa einmalig 35.000 Euro aus. Wer weiterhin Sitzungsunterlagen in Papierform wünscht, wird wie bislang auf dem Versandwege bzw. per Botendienst mit den notwendigen Unterlagen versorgt.
Für Amtsdirektor Ulrich Hehenkamp ist die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst, der auf vielfachen Wunsch der Selbstverwaltung intensiv vorbereitet werden musste, ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung. Der Ressourcen schonende Umgang sei zudem ein kleiner Beitrag zum Klimaschutz. Rund drei Viertel des Papiergesamtverbrauches in der Amtsverwaltung können laut Hehenkamp in Zukunft eingespart werden.
Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung auch in den Schulen in Trägerschaft der drei Gemeinden wird der IT-Bereich in der Amtsverwaltung um eine Viertelstelle auf künftig 3 Vollzeitstellen aufgestockt. Der Stellenplan des einstimmig verabschiedeten Amtshaushaltes für 2019 sieht außerdem die Neueinstellung eines Mitarbeiters für den Bereich Natur und Umwelt ab Juli nächsten Jahres vor. Amtsvorsteher Hans-Herbert Pohl verwies auf die umfangreiche Arbeit auf diesem Sachgebiet, die angesichts fehlenden Personals bzw. fehlender Zeit bislang nur „unzureichend abgedeckt“ werden konnte. Da die vielen Natur- und Umweltthemen auf mehrere Sachbearbeiter verteilt wurden, aus Zeitgründen aber nicht zu bewältigen waren, seien laut Büroleiter Thomas Kussin viele Dinge aufzuarbeiten. Darum soll sich ab Sommer 2019 nun der/die neue Stelleninhaber/in für alle 3 Gemeinden kümmern.
Haushalt 2019 und Stellenplan verabschiedet
Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung auch in den Schulen in Trägerschaft der drei Gemeinden wird der IT-Bereich in der Amtsverwaltung um eine Viertelstelle auf künftig 3 Vollzeitstellen aufgestockt. Der Stellenplan des einstimmig verabschiedeten Amtshaushaltes für 2019 sieht außerdem die Neueinstellung eines Mitarbeiters für den Bereich Natur und Umwelt ab Juli nächsten Jahres vor. Amtsvorsteher Hans-Herbert Pohl verwies auf die umfangreiche Arbeit auf diesem Sachgebiet, die angesichts fehlenden Personals bzw. fehlender Zeit bislang nur „unzureichend abgedeckt“ werden konnte. Da die vielen Natur- und Umweltthemen auf mehrere Sachbearbeiter verteilt wurden, aus Zeitgründen aber nicht zu bewältigen waren, seien laut Büroleiter Thomas Kussin viele Dinge aufzuarbeiten. Darum soll sich ab Sommer 2019 nun der/die neue Stellenplatzinhaber/in für alle 3 Gemeinden kümmern.
Einstimmig verabschiedet wurde auch der Haushalt 2019 für den Amtsbetriebshof (ABH) sowie die neu kalkulierten Verrechungspreise für (Dienst-)Leistungen des ABH.